Les clubs d'entreprises disposent généralement d'un soutien administratif solide, parfois même d'un secrétariat à temps plein. Il s'agit alors non seulement de gérer les membres et d'organiser les activités, mais aussi de gérer les locaux du club, l'exploitation d'un restaurant ou d'un bar. Une solution logicielle complète se présente alors souvent.
Mais le conseil d'administration et la direction sont également d'un niveau plus élevé, avec des obligations administratives, qu'au sein de la structure de l'ASBL, avec une comptabilité complète, des rapports annuels et des obligations liées au GDPR.
Le Cercle Royal Concorde Philotaxe est un club d'affaires d'Anvers vieux de plus de 200 ans qui compte 300 membres. Il dispose de ses propres locaux avec un restaurant et un bar.
Il dispose de ses propres locaux, d'un restaurant et d'un bar. L'administration est assurée par une personne à temps plein.
Holland House est un lieu de rencontre pour les professionnels néerlandais à Bruxelles. Encore une fois, elle est située à deux pas des institutions européennes.
La Société Littéraire Liège est un club d'affaires assez important, qui compte plus de 500 membres et dispose de ses propres locaux dans le centre de Liège.
Un large éventail d'outils a été utilisé pour accomplir ces tâches. Excel pour la liste des membres, Outlook ou Mailchimp pour les mailings, Eventbrite pour les inscriptions et Dropbox ou Google Drive pour le stockage des documents et des photos.
Avec des conséquences désastreuses. Transférer des listes pour des mailings, ce qui entraîne des erreurs et des oublis. La conservation des données sur des ordinateurs portables peu ou pas sécurisés, ce qui présente des risques majeurs pour le GDPR.
En choisissant Klubs, ces clubs d'affaires ont franchi une nouvelle étape au cours de leurs années d'existence. La numérisation de toutes les tâches opérationnelles, autour d'un ensemble de données centralisées sur les membres, les activités et les lieux.
Pour certains, il s'agit même de l'automatisation des flux de consommation au bar et de la planification des lieux, ainsi que d'une intégration sans faille via les paiements en ligne, l'intégration de la comptabilité et les rapports du conseil d'administration.
Avec aujourd'hui, après quelques années de fonctionnement, une marge d'erreur très réduite (cotisations oubliées), un meilleur suivi de la gestion (rapports, archives), une image professionnelle (y compris une communication plus claire), un recrutement structuré des membres. Mais surtout, un gain de temps énorme, avec du temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : les membres.