Business Clubs hebben meestal een stevige administratieve ondersteuning, soms zelfs met een full time secretariaat. Met dan niet enkele het ledenbeheer en organisatie van activiteiten maar ook nog het beheer van de eigen locatie, uitbating van een restaurant of bar. Een uitgebreide software oplossing dient zich dan vaak aan.
Maar ook het bestuur en management is er van een hoger niveau met administratieve verplichtingen, dan binnen de VZW structuur, met een volledige boekhouding, jaarrapportering, en GDPR verplichtingen.
Cercle Royal Concorde Philotaxe is een meer dan 200 jaar oude Business Club uit het Antwerpse met 300 leden. Het heeft de beschikking over een eigen locatie met een eigen restaurant en bar.
De administratie wordt gevoerd door een full time persoon.
Holland House werkt, als ontmoetingsplek voor Nederlandse professionals in Brussel. Ook hier een eigen locatie op een steenworp van de Europese Instellingen.
Société Littéraire Liège, is een vrij grote Business Club, met meer dan 500 leden, met een eigen pand in het centrum van Luik.
Om deze taken te volbrengen werden een breeds scala aan tools gebruikt. Zoals Excel voor de ledenlijst, Outlook of Mailchimp voor de mailings, Eventbrite voor de inschrijvingen en Dropbox of Google Drive voor de opslag van documenten en foto’s.
Met alle gevolgen van dien. Overzetten van lijsten voor mailings, met fouten en vergetelheden tot gevolg. Bijhouden van data op laptops met slecht of geen beveiliging en dus grote GDPR risico’s.
Met de keuze voor Klubs hebben deze Business Clubs een volgende stap gezet in hun jarenlange bestaan. Digitalisatie van alle operationele taken, dan rond een centrale data set van leden, activiteiten en locaties. Voor enkele zelfs de automatisatie van de workflow van de bar consumties en de locatie planning.
En ook een feilloze integratie via online betalingen, boekhouding integratie, en bestuur rapportering.
Met dan nu, na een paar jaar operations, een zeer sterk verlaagde foutenmarge (vergeten bijdragen), betere bestuursopvolging (rapportering, archief), een professionele uitstraling (onder andere duidelijker communicatie), gestructureerde ledenwerving.
Maar vooral een grote tijdsbesparing, met dus nu tijd om te focussen op wat écht telt: de leden.