Aanpak

FAQs

Veelgestelde vragen

Heb je het antwoord op je vraag niet gevonden?
hello@klubs.be of ‭+32 495 23 46 50

Vroeger had de voorzitter van een club tevens een mandaat in een groter bedrijf. Zijn secretariaat hield dan ook vaak de ledenlijst bij, keek de betalingen na, organiseerde activiteiten, noteerde activiteiten, enz. Vandaag hebben deze druk bezette personen meerdere werkplekken, en bijna geen vast secretariaat meer. Daarmee valt ook vaak het secretariaat van de club of vereniging weg. Er is dus nood aan digitalisering van de Club Administratie, waar enkele leden van het bestuur elk een taak op zich nemen die gezien de automatisatie slechts beperkt tijdsgebruik vereist.

Zijn add-ons betalend of zijn er bijkomende kosten

De enige vergoeding is de vergoeding per lid. Geen beperking qua aantallen (leden, activiteiten), transacties (transactie, marketing mails) of volumes (upload van foto's of documenten).

Is Klubs bruikbaar voor elke vereniging?

Klubs is er voor alle verenigingen, van 7 tot 7.777 leden...
Maar eerder voor grotere verenigingen waar niet langer tools zoals Excel of via WhatsApp groepjes de uitkomst bieden. Of waar het sturen van de paar honderden mails een probleem begint te vormen (Spam, mails die niet aankomen). Klubs geeft dan uitkomst met een betere structuur en geïntegreerde tools. En zeker al een oplossing voor Clubs die financiële rapportering nodig hebben (publicatie balans, boekhouding).

Wat met GDPR?

De tool werd ontwikkeld met, voor wat GDPR betreft, de volledige regelgeving als leidraad. Dit is belangrijk voor de bestuurders gezien voldaan aan de wettelijke verplichtingen en vooral de risico beperkingen.
Zo zijn er de basis elementen zoals consent, inzagerecht, verzet, bij elke interactie aanwezig. Maar ook de bijzonderheid om niet te verschijnen op een aanwezigheidslijst. Voor de administratie een aparte "forget button", om in één keer alle profiel en persoonsinfo te wissen, en een centrale plaats waar alle persoonsgebonden gegevens bij elkaar staan, voor het GDPR inzagerecht.

Bestaat er ook een multi-club versie ?

Weldegelijk. Klubs werkt ook in een multi-club omgeving. Je kan dan activiteiten aanmaken die zichtbaar zijn voor alle clubs binnen de organisatie, en ook de expertise search neemt dan alle leden mee op in de mogelijke connectie.

Is er een beperking op het aantal gebruikers?

Geen beperking op het aantal profielen voor administratie: secretaris, voorzitter, bestuurders. Klubs is één platform, bereikbaar via laptop of tablet, en laat dan ook samenwerking toe tussen verschillende bestuurders die het werk dan ook kunnen verdelen.

Is er ook een App?

De volledige tool is responsive en dus ook als Web App beschikbaar voor tablet en smartphone. Hierdoor is er een identieke functionaliteit across platformen, een centrale (GDPR compliant) data-base, en directe implementatie van mogelijke specifieke ontwikkelingen.

Is er een opstartkost?

De opstartkosten zijn afhankelijk van het conversietraject.
✓ Integratie in een bestaande online omgeving.
✓ Conversie van bestaande ledenbestanden of online confirmatie door de leden.
✓ Configuratie (Lidmaatschap types, Ledengroepen, mailingmodules) op basis van bestaande defaults / door de secretaris
✓ Consulting rond aanpak vereniging: Administratieve vereenvoudiging, boekhouding integratie, BTW statuut, GDPR regelgeving.

Rapportage

In het rapportage dashboard kan u een aantal KPI’s instellen die u meteen een beeld geven van de huidige situatie van uw club administratie.
✓ Club dashboard: Leden, prospects, hernieuwingen, ..
✓ Ledenevolutie in de tijd
✓ Geografisch op een interactieve kaart
✓ Activiteiten - aantallen, aanwezigheden, ...
✓ Log van alle transacties binnen de tool

Bestaat Klubs ook in andere talen?

Klubs is opgebouwd in een moderne online platform omgeving. Zodoende is er onze tool multi-language (nu reeds Nederlands, Frans, Engels, Italiaans, Spaans).

We hebben reeds een CRM is Klubs dan nog bijkomend nodig?

Klubs is meer dan een CRM om leden gegevens bij te houden. Ten eerste is Klubs een volledig CRM, nu zeker met de extra velden op het ledenprofiel (onbeperkt qua aantal en uitgebreide types).Ten tweede is Klubs meer dan een CRM. Functionaliteit voor activiteiten (publiceren, inschrijven, wachtlijst, confirmatie), connecteren (biografie, Klubs connect), communicatie (activiteiten mails, marketing, blog nieuws).

Hoe gaat Klubs om met Club sponsors

Allereerst heb je via Klubs een volledige demografie van je leden via de Klubs CRM en vooral de Profiel meta-velden. Bijkomend ook de analyse van de ledenbezoeken aan de website.Dit laat je toe voorbereid aan tafel te zitten met potentiële sponsorsQua visibiliteit voor je sponsors is er de volledige Klubs communicatie: leden mails, mail marketing, banners, …

Hoe kan Klubs helpen bij de interactie tussen de leden?

De leden kunnen naast de basis gegevens ook een biografie en specialiteiten aangeven in het platform.Op basis hiervan kunnen leden, zonder tussenkomst van de administratie én volledig GDPR compliant: onderling verbinden, elkaar introduceren, presenteren en communiceren.

Is een Demo betalend of kosteloos

Het opzetten en ook de online demo zijn kosteloos.De kosten zijn gekend, maar gaan pas in, als je beslist om samen met Klubs in zee te gaan.

Enkele leden zijn gesteld op hun privacy

Elk lid beslist individueel over zijn privacy.Zichtbaarheid kan toegelaten of beperk worden: zichtbaarheid in de ledenlijst, openbaar profiel / biografie / profielfoto, gebruik profiel meta-velden.

Is er een installatie periode en training nodig?

Dat kan, we staan je graag bij vanuit Klubs voor conversie, set-up en training.Maar we hebben ook referenties van clubs die bijna volledig stand alone het platform opgezet hebben en de leden geïntroduceerd hebben.

Hoe zit het met online betalingen?

Ontvang betalingen voor je activiteiten en lidmaatschappen nu eenvoudig via Mollie. Makkelijk, betrouwbaar en voordelig.Je gaat pas voor Mollie betalen wanneer er transacties gaan plaatsvinden (je betaalt geen abonnementskosten, alleen transactiekosten).

Van wanorde naar Klubs in 6 stappen

Stap 1 : Set-up

Stap 2 : Configuratie

Stap 3 : Release

Stap 4 : Activiteitenkalender

Stap 5 : Live

Stap 6 : Beheer

Veelgestelde vragen